お問い合わせ

(個人情報保護宣言)

弊社は、個人情報保護の重要性に鑑み、また、保険業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令・ガイドライン等を遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

弊社は、個人情報の取扱いが適正におこなわれるように従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、弊社の個人情報の取扱い及び安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し改善いたします。

1. 個人情報の取得・利用

弊社は、十分な安全管理措置を講じたうえで、業務上必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。弊社では、主に保険契約申込書、保険金請求書、取引関係書類、お客さまアンケートなどにより個人情報を取得します。また、各種お問合せ、ご相談などに際して、内容を正確に記録するため、通話の録音などにより個人情報を取得・利用することがあります。

2. 個人情報の利用目的

弊社は、取得した個人情報を、次の目的の達成に必要な範囲内で適法、公正に利用します。その他の目的に利用することはありません。

1. 保険相談・保険募集のため

   なお、弊社は複数の保険会社と取引がある保険代理店であり、お客さまの個人情報を、弊社と取引のある他の保険会社の商品・サービスをお客さまにご提案するために利用することもあります。

2. 適正な保険金・給付金等の支払い手続きのため
3. 保険契約の維持・管理のため
4. お問合せ対応のため
5. 保険相談・手続き・契約状況案内等の発送のため
6. 弊社が実施する各種商品の案内・提供およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等のため
7. 弊社の業務体制の維持・管理のため
8. その他お客さまサービスの提供を含む保険代理店業務に関連・付帯する業務のため

また、弊社は、株式会社横浜銀行および横浜信用保証株式会社より質権管理業務の委託を受けて取得した個人情報を、両社の業務遂行に必要な範囲内において利用します。

上記の利用目的の変更は、関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみおこない、変更する場合にはその内容をご本人に対し、原則として書面（電磁的記録を含む。以下同じ）等により通知し、または弊社ホームページ（https://www.hoei-hoken.co.jp/）等により公表いたします。

弊社に対し保険募集業務の委託をおこなう保険会社の利用目的は、各社のホームページをご参照ください。

3. 個人データの安全管理措置

弊社は、取扱う個人データの漏洩、滅失または、毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程等の整備および実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、正確性・最新性を確保するために必要かつ適切な措置を講じ、万が一、問題などが発生した場合は速やかに適当な是正対策をいたします。

弊社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。安全管理措置に関するご質問については、下記７．のお問い合わせ窓口までお寄せください。

1. 基本方針の整備
   個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
2. 個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
   取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
3. 組織的安全管理措置

   ・個人データの管理責任者等の設置

   ・就業規則等における安全管理措置の整備

   ・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用

   ・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備

   ・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施

   ・漏えい等事案に対応する体制の整備

4. 人的安全管理措置

   ・従業者との個人データの非開示契約等の締結

   ・従業者の役割・責任等の明確化

   ・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練

   ・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認

5. 物理的安全管理措置

   ・個人データの取扱区域等の管理

   ・機器及び電子媒体等の盗難等の防止

   ・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止

   ・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄

6. 技術的安全管理措置

   ・個人データの利用者の識別及び認証

   ・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御

   ・個人データへのアクセス権限の管理

   ・個人データの漏えい・毀損等防止策

   ・個人データへのアクセスの記録及び分析

   ・個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析

   ・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査

7. 委託先の監督

   個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。

8. 外的環境の把握

   個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

4. 個人データの第三者への提供および第三者からの取得

1. 弊社は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

   ①法令に基づく場合

   ②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

   ③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

   ④国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

   ⑤当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

2. 個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき（個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます。）、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。

5. センシティブ情報の取扱い

弊社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報）ならびに労働組合への加盟、門地及び本籍地、保健医療および性生活（これらのうち要配慮個人情報に該当するものを除きます。）に関する個人情報（以下、｢センシティブ情報｣といいます。）について、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供をおこないません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
4. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業者等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
6. 相続手続きを伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
7. 保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

6. 個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正等、利用停止など

個人情報保護法に基づく保有個人データに関する開示(確認・記録の開示を含む)、訂正等または利用停止などに関するご請求については、当該データの保有者である保険会社または質権管理業務の委託元である株式会社横浜銀行・横浜信用保証株式会社に対してお取次ぎいたします。

また、保険会社の保有個人データおよび質権管理業務の委託元の保有個人データに関するご請求については、当該データの保有者である保険会社または質権管理業務の委託元である株式会社横浜銀行・横浜信用保証株式会社に対してお取次ぎいたします。

7. 弊社に対するご照会

下記お問い合わせ窓口にお問い合わせください。また保険事故に関するご照会については、下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。